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【学习!电话通知记录小贴士!】新仕途教育小军师公务员遴选笔试推荐阅读

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发表于 2017-6-12 10:40:51 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式

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机关工作琐碎繁杂,但办公室里无小事,政务、业务、事务没有一件能疏忽,办文、办会、办事没有一项可马虎。就连一张电话通知记录单,看似薄纸一张、文字几行,实则大有文章、很有讲究。

电话通知记录单是办公室常用的一种沟通形式。记录电话通知要求接电人细致入微、考虑周全,以期被通知人看后一目了然、不存疑惑。记录单上除了来电时间、来电单位、来电人及身份、记录人等基本要素外,最重要的就是来电内容。小军师遴选小编整理了四则小贴士,希望对大家有所启发。

“何人召集不知道”
一日,接到市政府办公室来电,临时通知召集全市经济开发区主任和各镇镇长开会,我将电话内容记录如下:“×年×月×日(今天)上午×点,在市政府×会议室,召开全市开发区主任和各镇镇长会议,请×主任出席。”因距离开会时间短,我急急忙忙将记录单送给这位主任,主任看后问道:“会议是哪位市长召集的?”由于没问清楚,我顿时无言以对,只得根据以往开会的经验和来电人的身份,猜测并回答“可能是×市长”。回到办公室后,我立刻打电话确认是×市长无误后,才放下心来,并再次向主任说明情况。
是“什么主题不确定”
某日,市委办公室来电通知召开常委会议,我作了如下记录:“×年×月×日(周×)下午×点,在市委办×会议室,召开市委常委会,请×书记参加。会议材料请于上午下班前到秘书科领取。”看到通知记录内容中有“领取会议材料”这一条,我就没有询问来电人有哪些议题,心存侥幸地想着×书记这么忙,也不会这么巧问起议题内容,便直接将通知单送书记办公室。但很不巧的是,书记偏偏问道:“会议都有哪些议题?”听到发问后,我心里别提多后悔,怪自己没“多一句嘴”问清楚,只得回答“马上去拿材料”,并在回到办公室之后第一时间补打电话,记录下议题后汇报给书记。
“参会对象不清楚”
某日,经信部门来电,通知领导参加由经信部门组织的企业家座谈会,我记录如下:“×年×月×日(周×)上午×点,在×会议室,召开企业家座谈会,请×领导参加。”当通知单送给领导时,他提了两个问题:一是与会的其他领导都有谁?二是与会的企业都有哪些?这两个问题令我措手不及,只得承认是自己工作失误,没有问清楚,并承诺马上问明情况后汇报。
“要做什么不具体”
有一次,某部门来电,通知市重点项目督查,需要某新到任的领导参加,我记录:“×年×月×日(周×)上午×点, ×领导带队开展市重点项目第一次督查,请×领导于当天×点在×现场等待。”见了这个通知,新任领导给来电人回拨了电话,并提了三个问题:是否需要他发言?是否需要他全程陪同?要不要书面汇报?尽管领导没有把这三个问题抛给我,但听到他提的问题后,我深深感觉自己的工作没做到位。
结论
透过小疏忽看到大问题,通过小失误总结新方法。经历了以上教训,我对接听电话、填写记录单有了更深体会,那就是机关工作人员不仅要做“传声筒”,更要当好“勤务兵”,不仅要把对方讲的内容一字不差地记下来,更要把领导想要知道的考虑在前,让这份记录单“经得住问”。在以后的工作中,每次作电话通知记录,我都会多留个心眼,站在领导的角度多问几句,并提醒自己把“时间、地点、主题、召集人、与会人员、被通知对象要做什么”等几个内容要素在脑子里过一遍,确保问题都清楚后再向领导汇报。
(小军师遴选小编整理自《秘书工作》)

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